Wer ein Firmenevent mit 200 oder mehr Teilnehmern organisiert, denkt an Catering, Technik, Raumkapazität und Shuttle-Service. Ladeinfrastruktur für Elektroautos steht auf dieser Liste meistens nicht. Das wird sich in den nächsten Jahren rächen. Laut Kraftfahrt-Bundesamt waren Anfang 2024 bereits über 1,4 Millionen reine Batterieelektrofahrzeuge in Deutschland zugelassen, Tendenz steil nach oben. Bei einer Veranstaltung mit 150 Fahrzeugen auf dem Parkplatz sind statistisch gesehen 15 bis 25 davon elektrisch. Wer dafür keine Lösung hat, schiebt das Problem auf die Teilnehmer ab.
Warum Laden kein Randthema mehr ist
Ein Teilnehmer, der morgens mit 40 Prozent Akkustand anreist und ein achtstündiges Event besucht, will abends sicher nach Hause kommen. Mit einem Fahrzeug, das 250 Kilometer Reichweite hat und davon 80 gebraucht hat, ist das kein Drama. Mit einem älteren Modell, das nur 150 Kilometer schafft, kann es eng werden. Das führt zu frühem Aufbruch, Ablenkung während der Veranstaltung oder im schlechtesten Fall zu einem Teilnehmer, der mitten in der Abendveranstaltung den Raum verlässt, um sein Auto irgendwo in der Umgebung nachzuladen.
Hinzu kommt ein organisatorischer Aspekt: Firmenevents werden oft als Imageträger des Unternehmens verstanden. Wer als Gastgeber keine Ladelösung anbietet, sendet ein Signal. Nachhaltigkeit auf Folien zu präsentieren und gleichzeitig keine einzige Lademöglichkeit auf dem Veranstaltungsgelände zu haben, ist eine Diskrepanz, die Teilnehmer bemerken.
Welche Ladeoptionen für Events praktikabel sind
Grundsätzlich lassen sich drei Szenarien unterscheiden: Die Veranstaltungslocation verfügt bereits über eigene Ladepunkte, der Veranstalter mietet temporäre Ladelösungen zu, oder es wird nichts angeboten und auf öffentliche Infrastruktur in der Umgebung verwiesen. Letzteres ist in der Praxis oft keine wirkliche Lösung, weil öffentliche Ladesäulen in der Nähe von Tagungshotels oder Kongresszentren häufig ausgelastet sind.
Temporäre Ladelösungen gibt es als Anhänger-basierte Einheiten mit eigenem Stromspeicher oder als mobile Wallboxen, die an vorhandene Starkstromanschlüsse angeschlossen werden. Wer für ein Event mit dem Thema Elektromobilität konfrontiert ist, sollte frühzeitig klären, was die Location anbietet und was sie baulich zulässt. Entscheidend ist die Frage nach dem Netzanschluss: Wie viele Kilowatt stehen tatsächlich zur Verfügung, und wie viele Ladepunkte lassen sich parallel betreiben, ohne die Veranstaltungstechnik zu beeinträchtigen?
Beim Thema E-Auto laden unterscheiden Fachleute zwischen AC-Laden (Wechselstrom, typisch 11 kW oder 22 kW) und DC-Schnellladen (Gleichstrom, ab 50 kW aufwärts). Für Firmenevents mit Standzeiten von sechs bis zehn Stunden reicht AC-Laden in der Regel vollkommen aus: Ein Fahrzeug mit 11-kW-Wallbox und 70 kWh-Akku ist in sechs Stunden von 20 auf rund 80 Prozent aufgeladen. DC-Schnelllader sind teurer in der Installation und im Betrieb und lohnen sich bei Events, bei denen Fahrzeuge nur für ein bis zwei Stunden stehen.
Planungsgrundlagen: Zahlen und Vorlaufzeiten
Eine grobe Faustformel: Bei 100 bis 150 Teilnehmern mit angenommenem E-Auto-Anteil von 15 Prozent braucht man etwa 15 bis 22 Ladepunkte, wenn alle gleichzeitig laden wollen. In der Praxis ist der gleichzeitige Bedarf niedriger, weil Fahrzeuge zu unterschiedlichen Zeiten ankommen. Ein Load-Management-System, das die verfügbare Leistung dynamisch auf die angeschlossenen Fahrzeuge verteilt, reduziert den benötigten Netzanschluss erheblich.
- Vorlauf: Temporäre Ladelösungen von spezialisierten Anbietern sollten vier bis acht Wochen vor dem Event gebucht werden.
- Genehmigungen: Auf privatem Gelände sind keine besonderen Genehmigungen notwendig, auf öffentlichem Grund kann eine Sondergenehmigung erforderlich sein.
- Stromkosten: Bei 20 Fahrzeugen, die je 30 kWh nachladen, entstehen bei einem Gewerbestrompreis von 0,25 Euro pro kWh Kosten von rund 150 Euro. Das ist im Eventbudget oft vernachlässigbar.
- Abrechnung: Viele Veranstalter bieten das Laden kostenlos an. Wer abrechnen will, braucht ein eichrechtskonformes System, was technisch aufwändiger ist.
Rechtliche Rahmenbedingungen kurz eingeordnet
Für das Anbieten von Ladestrom an Dritte gilt in Deutschland das Eichrecht. Wer Strom abgeben und dafür Geld nehmen will, braucht geeichte Messeinrichtungen. Wer das Laden kostenfrei anbietet, umgeht das Problem. Das Mess- und Eichgesetz regelt die Anforderungen, und im Zweifelsfall empfiehlt sich die Rücksprache mit dem zuständigen Eichamt, bevor man ein Abrechnungsmodell aufsetzt. Für die meisten Firmenevents, bei denen das Laden als Service ohne Berechnung angeboten wird, ist das kein relevantes Hindernis.
Brandschutz ist ein weiterer Punkt, der bei der Planung beachtet werden muss. Tiefgaragen mit bestimmten Belegungsdichten unterliegen bauordnungsrechtlichen Einschränkungen für das Laden von Elektrofahrzeugen. Wer eine Location mit Tiefgarage als Veranstaltungsort nutzt, sollte das im Vorfeld mit dem Betreiber klären.
Kommunikation mit Teilnehmern nicht vergessen
Selbst wer eine gute Ladeinfrastruktur aufgebaut hat, muss sie kommunizieren. Teilnehmer, die nicht wissen, dass Lademöglichkeiten vorhanden sind, werden ihr Fahrzeug mit vollem Akku anreisen oder sich nicht anmelden. Ein kurzer Hinweis in der Einladungsmail, auf der Event-Website oder im digitalen Teilnehmerpaket reicht aus: wie viele Ladepunkte verfügbar sind, welche Leistung sie bieten und ob eine Voranmeldung notwendig ist.
Bei größeren Events lohnt sich ein Lageplan der Ladepunkte. Das klingt kleinteilig, spart aber Nachfragen vor Ort. Wer ein Zeitfenster-System einführt, bei dem Teilnehmer Ladezeiten buchen können, verhindert Staus am Ladepunkt zur Mittagspause.
Location-Auswahl neu denken
Ladeinfrastruktur wird in den nächsten Jahren zu einem echten Auswahlkriterium bei der Location-Entscheidung. Tagungshäuser und Hotels, die in ihre eigene Ladeinfrastruktur investiert haben, werden einen Wettbewerbsvorteil entwickeln. Das Umweltbundesamt geht davon aus, dass der Anteil elektrischer Fahrzeuge im Pkw-Bestand bis 2030 deutlich steigen wird. Wer Events für Unternehmenskunden plant und Locations empfiehlt, sollte die Ladefrage schon heute in das Briefing aufnehmen.
Der Planungsaufwand ist überschaubar. Ein Gespräch mit dem Location-Manager über Netzanschluss und verfügbare Stellplätze, ein Blick auf den E-Auto-Anteil in der Zielgruppe und ein Budget-Posten von einigen Hundert Euro für temporäre Wallboxen reichen für die meisten mittelgroßen Firmenevents aus. Was vermieden werden sollte: das Thema ignorieren und dann am Veranstaltungstag improvisierende Teilnehmer und frustrierte Fuhrparkmanager zu managen.
