Eine nachhaltige Veranstaltung entsteht nicht erst am Buffet. Sie entsteht im Kalender des Planungsteams, oft Wochen vor dem ersten Gast. Wo gefeiert wird, wie die Gäste anreisen und ob Möbel gekauft oder geliehen werden, steht dann schon fest. Das gilt für die Fachtagung ebenso wie für das Vereinsjubiläum oder die Hochzeit. Wer die Hebel kennt, kann früh gegensteuern.
Ein Leitfaden des Bundes als Grundlage
Bundesumweltministerium und Umweltbundesamt haben einen Leitfaden für die nachhaltige Organisation von Veranstaltungen herausgegeben. Die vierte überarbeitete Auflage ist im August 2020 erschienen und umfasst 102 Seiten. Geschrieben wurde er für Tagungen der Bundesverwaltung. Nach Angabe des Umweltbundesamts lässt sich der Großteil der Empfehlungen aber auf andere Veranstaltungen übertragen.
Der Leitfaden behandelt zwölf Handlungsfelder. Dazu gehören Mobilität, Energie und Klima, Catering, Abfallmanagement sowie temporäre Bauten und Messestände. Auch Barrierefreiheit und Gastgeschenke sind eigene Kapitel. Die Organisation selbst teilt der Leitfaden in vier Phasen: Planung, Konkretisierung, Durchführung und Nachbereitung. Diese Gliederung eignet sich auch für private und betriebliche Feiern.
| Phase | Typische Entscheidungen | Wirkung |
|---|---|---|
| Planung | Zweck, Ort, Termin, Format | Legt Anreise und Raumbedarf fest |
| Konkretisierung | Ausstattung, Catering, Dienstleister | Bestimmt Material und Abfall |
| Durchführung | Trennung, Energie, Reste | Setzt die Planung um |
| Nachbereitung | Rückgabe, Befragung, Dokumentation | Verbessert das nächste Event |
Phase 1: In der Planung fallen die großen Entscheidungen
Laut Leitfaden verursacht die Reisetätigkeit der Teilnehmenden in der Regel die stärkste Umweltbelastung einer Veranstaltung. Die Wahl des Veranstaltungsorts ist deshalb eine zentrale Stellschraube.
Prüfen Sie zuerst den Zweck. Muss sich wirklich jeder vor Ort treffen, oder genügt für einen Teil der Gäste eine Videoschaltung? Wählen Sie dann einen Ort, den die meisten Gäste mit Bus und Bahn erreichen. Schreiben Sie die Verbindung gleich in die Einladung. Fahrgemeinschaften lassen sich über eine einfache Liste bei der Anmeldung bilden.
Auch die Raumwahl zählt. Der Leitfaden rät, temporäre Bauten wie Zelte oder Pavillons möglichst zu vermeiden. Sie verbrauchen wegen schlechter Isolierung viel Energie und benötigen viel Material. Prüfen Sie deshalb vorab, ob ein Ort mit festen Räumen infrage kommt.
Phase 2: Bei der Ausstattung leihen statt kaufen
In der Konkretisierung geht es um Möbel, Dekoration, Geschirr und Catering. Hier entscheidet sich, wie viel Material nach dem Fest übrig bleibt. Der Leitfaden empfiehlt für Messestände und Aufbauten, wesentliche Bauteile einzulagern oder zu mieten. Er nennt außerdem Systembauweise und langlebige, recycelbare Materialien.
Für Feiern lässt sich dieser Gedanke direkt übertragen. Ein Mietstuhl wird nach dem Fest gereinigt und für die nächste Veranstaltung wieder ausgeliefert. Ein eigens gekaufter Stuhl wird danach womöglich kaum noch gebraucht. Dasselbe gilt für Tischwäsche aus Stoff, Gläser und Porzellan aus dem Verleih.
Wie Wiederverwendung im Alltag eines Ausstatters aussehen kann, zeigt ein Beispiel aus der Region Berlin. Auf luebbert-eventinteriors.de beschreibt ein Fachbetrieb aus Ahrensfelde, dass er vorrangig Materialien aus dem Messe- und Setbau nachnutzt. Genannt werden dort etwa Stuhlwagen aus alten Setbauten und ein Holztisch aus alten Paletten. Fragen Sie jeden Anbieter nach solchen konkreten Beispielen. Allgemeine Versprechen helfen bei der Auswahl wenig.
Beim Catering nennt der Leitfaden einen klaren Grundsatz: saisonal, vegetarisch, fair. Er empfiehlt Leitungswasser in Karaffen statt Mineralwasser und Mehrwegflaschen für andere Getränke. Mehrweggeschirr, Besteck und Gläser ersetzen Wegwerfartikel. Gegen Lebensmittelabfälle hilft laut Leitfaden ein gutes Teilnehmendenmanagement mit realistischen Zahlen. Setzen Sie deshalb eine verbindliche Rückmeldefrist und geben Sie die bestätigte Zahl an den Caterer weiter.
Phase 3: Am Veranstaltungstag konsequent bleiben
Am Tag selbst zeigt sich, ob die Vorbereitung trägt. Beim Abfall gilt laut Leitfaden die Reihenfolge: vermeiden, wiederverwenden, verwerten, beseitigen. Stellen Sie gut sichtbare Behälter für getrennte Abfälle auf. Beschriften Sie diese eindeutig, damit Gäste und Servicekräfte sie richtig nutzen.
- Namensschilder: am Ausgang einsammeln und beim nächsten Mal wiederverwenden.
- Reste: übrig gebliebene Speisen in Boxen mitgeben. Der Leitfaden nennt dafür Beste-Reste-Boxen.
- Energie: nach Ende Räume begehen, Geräte ausschalten, Fenster schließen.
- Dekoration: Mietartikel sorgfältig verpacken, damit sie unbeschädigt zurückgehen.
Ein Rechenbeispiel zeigt, warum Mehrweg bei Feiern ins Gewicht fällt. Bei 80 Gästen und drei Gängen werden 240 Teller benötigt. Dazu kommen Gläser, Besteck und Dessertschalen. Mit Einweggeschirr wird daraus nach einem Abend ein Berg Abfall. Mit Leihgeschirr gehen dieselben Teile zurück in die Spülküche.
Phase 4: Nachbereitung für das nächste Mal
Nach einem langen Abend fällt die Nachbereitung leicht unter den Tisch. Dabei liefert sie die Grundlage für die nächste Planung. Der Leitfaden empfiehlt eine Befragung der Teilnehmenden, etwa per Fragebogen oder digital. Fragen Sie auch nach der Anreise, denn dort liegt laut Leitfaden in der Regel die stärkste Umweltbelastung.
Halten Sie fest, was gut funktioniert hat und was nicht. Wie viele Speisen blieben übrig? Wie viele Gäste kamen mit Bus und Bahn? Welche Dekoration lässt sich einlagern und im nächsten Jahr wieder nutzen? Die Checklisten im Anhang des Leitfadens dienen laut Umweltbundesamt auch der Dokumentation umgesetzter Maßnahmen.
Kurze Checkliste für Ihre nächste Feier
- Ort mit guter Anbindung an Bus und Bahn wählen
- Feste Räume bevorzugen, Zelte nur wenn nötig
- Möbel, Tischwäsche und Geschirr mieten statt kaufen
- Catering saisonal und vegetarisch planen, Wasser in Karaffen
- Verbindliche Anmeldung für realistische Mengen
- Abfall trennen, Namensschilder einsammeln, Reste mitgeben
- Nach dem Fest kurz auswerten und Ergebnisse notieren
Nicht jede Feier muss alle Punkte erfüllen. Beginnen Sie mit Planung und Konkretisierung, denn diese beiden Phasen hebt der Leitfaden als besonders wichtig hervor.
