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    Festlich eingedeckter Saal mit weißen Stühlen

    Eventlocation finden und mieten: Kriterien, Kosten, Vertrag

    Eine Eventlocation findest du über fünf Kriterien: Kapazität, Lage, Ausstattung, Catering-Regelung und Vertragsbedingungen. Zuerst steht die Gästezahl fest, denn sie entscheidet über Raumgröße und Bestuhlung. Für Versammlungsräume mit mehr als 200 Besuchern gelten zusätzlich die Versammlungsstättenverordnungen der Länder.

    Kurz zusammengefasst

    Nach der Bayerischen Versammlungsstättenverordnung (§ 1) gilt die Verordnung für Versammlungsräume mit mehr als 200 Besuchern und für Versammlungsstätten im Freien mit Szenenflächen ab mehr als 1.000 Besuchern. Für die Besucherzahl rechnet sie mit 1 Person pro Quadratmeter an Tischen und 2 Personen pro Quadratmeter bei Reihenbestuhlung und Stehplätzen. Die anderen Länder haben eigene, ähnlich aufgebaute Verordnungen.

    Welche Kriterien zählen bei der Wahl der Eventlocation?

    Bei der Wahl der Eventlocation zählen Kapazität, Lage, Ausstattung, Catering, Zeiten und Vertrag. Die Tabelle nennt zu jedem Kriterium die Frage, die du der Location vor der Buchung stellst.

    Kriterium Frage an die Location
    Kapazität Wie viele Gäste sind bei Bankett-, Reihen- oder Stehbestuhlung zugelassen?
    Lage Wie kommen die Gäste an, gibt es Parkplätze, Nahverkehr und Hotels in der Nähe?
    Ausstattung Welche Technik, Bühne, Möbel und Küche sind vorhanden, ist der Zugang barrierefrei?
    Catering Gibt es Hauscatering, ist der Caterer frei wählbar, wird Korkgeld berechnet?
    Zeiten Ab wann ist Aufbau möglich, wann muss die Veranstaltung enden, gibt es Lärmauflagen?
    Vertrag Was kosten Miete, Nebenkosten und Kaution, wie sind Storno, Haftung und Endreinigung geregelt?

    Wie die Lage einer Location über den Erfolg entscheidet, zeigt Eventlocation Wuppertal: Warum die Lage alles entscheidet. Biergärten als Location stellt Biergärten als Eventlocation in München 2026 vor, ungewöhnliche Orte für Tagungen beschreibt Eventplanung 2026: Tagungen in ungewöhnlichen Locations. Was Eigentümer bei der Vermietung ihrer Räume beachten, steht in Der ideale Eventort: Inspirationen für Immobilienpräsentationen und Gebäudesanierung als Eventlocation: So plant man richtig.

    Wie viel Platz brauchen deine Gäste?

    Als Faustregel rechnen die Versammlungsstättenverordnungen mit 1 Gast pro Quadratmeter an Tischen und 2 Gästen pro Quadratmeter bei Reihenbestuhlung oder im Stehen. Ein Raum mit 150 Quadratmetern Besucherfläche reicht nach dieser Rechnung für 150 Gäste an Tischen oder 300 Gäste im Stehen.

    Bühne, Buffet, Bar und Tanzfläche gehen von der Besucherfläche ab. Rechne sie vorher heraus, sonst wird es enger als geplant.

    Wichtiger Hinweis

    Die Faustregel ersetzt keinen genehmigten Bestuhlungsplan. Maßgeblich ist die Personenzahl, für die die Location zugelassen ist; frag danach, bevor du unterschreibst.

    Was gehört in den Mietvertrag einer Eventlocation?

    In den Mietvertrag gehören Mietgegenstand, Zeitraum einschließlich Auf- und Abbau, Preis und Nebenkosten, Kaution, Stornoregeln, Haftung und Endreinigung. Lass dir Nebenkosten wie Strom, Personal, Technik und Reinigung einzeln ausweisen, damit du Angebote vergleichen kannst.

    Welche Vertrags- und Haftungsfragen bei Veranstaltungen auftreten, erklärt Veranstaltungsrecht 2026: Verträge und Haftung. Versicherung und Anmeldungen stehen im Bereich Veranstaltung anmelden: Genehmigungen, GEMA, Versicherung, Sicherheit.

    Welche Ausstattung brauchst du zusätzlich?

    Was die Location nicht mitbringt, mietest du dazu: Zelte und Pavillons, Möbel, Raumteiler, Sanitäranlagen und Deko. Wie Ausstattung eine Veranstaltung prägt, zeigt Wie Eventausstattung Veranstaltungen zu Erlebnissen macht. Wetterschutz für Gäste beschreibt Eventplanung im Freien: Wetterschutz für Gäste, Pavillons So gelingt die perfekte Feier mit Pavillons, Raumgestaltung mit Wandelementen Designpanele: Wände neu gedacht für Events. Für Veranstaltungen im Freien gibt es Sanitär-Infrastruktur bei Outdoor-Events richtig planen und Sanitäranlagen auf Beach-Events: Was Veranstalter wissen müssen. Wie sich Räume nachhaltig gestalten lassen, steht in Nachhaltiges Event-Management: Räume neu gestalten.

    Wie organisierst du Transport, Aufbau und Lager?

    Für Transport und Aufbau planst du Lieferzeiten, Zufahrt, Ladezonen und Lagerplatz ein. Praxisbeispiele aus einzelnen Städten geben Eventaufbau Hamburg: Warum Transport den Erfolg macht, Eventlogistik München: Kuriere sichern Last-Minute-Abläufe und Hannover als Eventstandort: Aufbau-Service im Fokus. Wo Equipment zwischen Veranstaltungen bleibt, beschreibt Lagerlogistik für Firmenevents: Externer Stauraum; den Transport selbst behandeln Eventumzug & Logistik: Wenn Termine keinen Spielraum lassen und Umzug mit Eventequipment: Was wirklich zählt.

    Einige Beiträge betrachten einen Umzug als Event, jeweils mit eigenem Blickwinkel:

    Wer reinigt und räumt nach dem Event?

    Kläre vor der Buchung, ob die Location die Endreinigung übernimmt oder ob du einen Dienstleister buchst. Reinigungskonzepte beschreibt Effektive Reinigungskonzepte für Eventlocations, Beispiele aus Städten geben Gebäudereinigung für Eventlocations in Hamburg und Reinigung in Eventlocations Winterthur. Für Outdoor-Flächen gibt es Chemische Reinigung nach Outdoor-Events, für unerwartete Schäden Notfallreinigung nach Firmenevents professionell regeln. Wie Räume vor und nach einer Veranstaltung geleert werden, erklären Entrümpelung für Eventlocations: Der Praxis-Guide, Entrümpelung nach Firmenevents: Profis machen es effizienter und Firmenevent-Räumung professionell organisieren.

    Das Wichtigste in Kürze

    • Fünf Kriterien: Kapazität, Lage, Ausstattung, Catering-Regelung, Vertrag.
    • Versammlungsstättenverordnung ab mehr als 200 Besuchern in einem Raum (z. B. § 1 BayVStättV).
    • Faustregel: 1 Gast pro m² an Tischen, 2 Gäste pro m² in Reihen oder im Stehen.
    • Nebenkosten, Storno, Haftung und Endreinigung vor der Unterschrift klären.

    Häufige Fragen zur Eventlocation

    Was bedeutet Hauscatering?

    Hauscatering heißt, dass Essen und Getränke vom Gastronomiebetrieb der Location oder von einem festen Partner kommen müssen. Einen eigenen Caterer kannst du dann nur nach Absprache mitbringen.

    Was ist Korkgeld?

    Korkgeld ist eine Gebühr, die eine Location berechnet, wenn du eigene Getränke mitbringst. Sie wird meist pro geöffneter Flasche oder als Pauschale vereinbart.

    Ab wann gilt die Versammlungsstättenverordnung?

    Die Versammlungsstättenverordnungen der Länder gelten für Versammlungsräume, die einzeln oder zusammen mehr als 200 Besucher fassen. In Bayern regelt das § 1 BayVStättV.

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    Quellen