Ein Firmenevent-Budget planst du am sichersten von den Kostenposten her: Raum, Verpflegung, Technik, Programm und Organisation mit Reserve, jeweils mit echten Angeboten. Erst dann prüfst du Steuern, etwa die 110-Euro-Grenze bei Betriebsveranstaltungen, und legst fest, wer über Ausgaben entscheidet.
Ein belastbares Eventbudget besteht aus fünf Posten und einer Reserve, die nicht gestrichen wird. Die Kosten sind gestiegen: Gaststättendienstleistungen wurden 2025 laut Statistischem Bundesamt um 4,0 % teurer, Weihnachtsfeiern laut MICE-Report 2026 um 11 % auf 144 Euro pro Person. Für Feiern mit Beschäftigten gilt steuerlich der Freibetrag von 110 Euro je Person und Veranstaltung, für Kundenevents die 70-Prozent-Regel bei der Bewirtung. Eine verantwortliche Person mit eigenem Budgetrahmen verhindert, dass Entscheidungen liegen bleiben.
Welche Kostenposten gehören in ein Firmenevent-Budget?
In ein Firmenevent-Budget gehören fünf Posten: Raum, Verpflegung, Technik, Programm sowie Organisation und Kommunikation, dazu eine Reserve. Wir nennen das das Fünf-Posten-Raster. Jeder Posten bekommt eigene Angebote, damit du sofort siehst, wo das Geld hingeht und wo Spielraum bleibt.
Viele Planungen scheitern daran, dass einzelne Posten nur geschätzt werden und sich die Lücken erst mit der Schlussrechnung zeigen. Bietet eine Location ein Paket an, verteilst du den Preis auf die Posten.
| Posten | Was dazugehört | Darauf achten |
|---|---|---|
| Raum | Miete, Reinigung, Mobiliar, Garderobe, Sicherheitspersonal | Mindestumsatz, Auf- und Abbauzeiten, Stornobedingungen |
| Verpflegung | Catering, Getränke, Servicepersonal, Geschirr | Speisen und Getränke getrennt ausweisen lassen (unterschiedliche Umsatzsteuersätze) |
| Technik | Ton, Licht, Präsentation, Streaming bei hybriden Formaten | Techniker vor Ort, Probezeit, Strombedarf |
| Programm | Moderation, Musik, Rahmenprogramm, Teamaktivität | GEMA bei Musik, Ausfallregelungen |
| Organisation | Einladungen, Anreise, Übernachtung, Versicherung, Agentur | Kosten für Begleitpersonen, Transfers |
| Reserve | Unvorhergesehenes, Nachbestellungen | als eigene Zeile führen, nicht verplanen |
Wie viele Getränke du je Gast einplanen musst, rechnet der Getränkerechner: Wie viel Getränke pro Person für Party und Event? aus. Die Mengen sind die Grundlage, um Getränkepauschalen und Abrechnung nach Verbrauch zu vergleichen.
Wie stark sind die Kosten für Firmenevents gestiegen?
Die Kosten sind deutlich stärker gestiegen als die allgemeine Inflation. Das Statistische Bundesamt meldet für 2025 eine Teuerung von 2,2 %, bei Gaststättendienstleistungen aber von 4,0 %. Laut MICE-Report 2026 der Event Inc Group stiegen die Kosten für Weihnachtsfeiern um 11 % auf 144 Euro pro Person.
Derselbe Report meldet, dass über 90 % der Tagungshotels und Eventlocations höhere Betriebskosten haben. Laut Meeting- & EventBarometer gab es 2025 in Deutschland 2,02 Millionen Präsenzveranstaltungen mit 395,1 Millionen Teilnehmenden, durchschnittlich 1,7 Tage lang.
Ein Punkt verändert 2026 die Angebote: Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen dauerhaft der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 %, Getränke bleiben bei 19 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG). Ob ein Caterer die Senkung weitergibt, ist offen. Laut MICE-Report behalten 42 % der Betriebe die Entlastung, 25 % geben sie ganz oder teilweise weiter. Frag deshalb nach Nettopreisen und getrennten Positionen.
Welche Steuerregeln gelten für Firmenfeiern und Kundenevents?
Für Feiern mit Beschäftigten gilt ein Freibetrag von 110 Euro je Person und Veranstaltung, für höchstens zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr. Bei Kundenevents ist die Bewirtung nur zu 70 % als Betriebsausgabe abziehbar. Welche Regel greift, hängt davon ab, wen du einlädst.
Die Grundlage für Betriebsveranstaltungen steht im Einkommensteuergesetz, § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a. Die Feier muss allen Beschäftigten oder allen eines Betriebsteils offenstehen. Zu den 110 Euro zählen alle Kosten einschließlich Umsatzsteuer, auch Raum, Technik und Programm, verteilt auf alle Anwesenden. Was auf Begleitpersonen entfällt, wird dem jeweiligen Beschäftigten zugerechnet. Liegt der Betrag darüber, kann der Arbeitgeber den übersteigenden Teil nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG pauschal mit 25 % versteuern.
| Anlass | Regel | Grundlage |
|---|---|---|
| Weihnachtsfeier, Sommerfest, Betriebsausflug | 110 Euro Freibetrag je Person, max. 2 Veranstaltungen im Jahr | § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG, BMF-Schreiben vom 14.10.2015 |
| Betrag über 110 Euro | Pauschalsteuer 25 % durch den Arbeitgeber möglich | § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG |
| Kundenevent mit Bewirtung | 70 % der angemessenen Kosten abziehbar, Nachweis schriftlich | § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG |
| Geschenke an Kunden | abziehbar bis 50 Euro je Empfänger und Jahr | § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG |
Die Angaben zu Lohnsteuer, Betriebsausgaben und Umsatzsteuer sind allgemeine Informationen und ersetzen keine Steuerberatung. Wie die Kosten deines Events zu behandeln sind, klärst du vor der Buchung mit der Lohnbuchhaltung oder einer Steuerberatung. Stand: 04.11.2026.
Wer plant, wer entscheidet und wer haftet?
Ein Firmenevent braucht eine verantwortliche Person mit festem Budgetrahmen und klaren Freigabegrenzen. Sie holt Angebote ein, entscheidet innerhalb des Rahmens selbst und legt nur größere Abweichungen der Geschäftsführung vor. So bleiben Buchungen nicht wochenlang liegen.
Hilfreich ist eine schriftliche Freigaberegel: bis zu welchem Betrag die verantwortliche Person allein entscheidet und ab wann eine zweite Unterschrift nötig ist. Der Projektmanagement-Ansatz aus anderen Unternehmensbereichen lässt sich direkt übertragen: Meilensteine setzen, Zuständigkeiten dokumentieren, Risiken früh benennen.
Auch die Haftung hängt an der Organisation. Beschäftigte sind laut DGUV bei einer Betriebsfeier gesetzlich unfallversichert, wenn die Unternehmensleitung sie ausrichtet oder billigt, sie allen offensteht und die Leitung oder eine beauftragte Person teilnimmt. Externe Gäste wie Partnerinnen und Partner sind nicht versichert, ebenso wenig Unfälle, die vor allem auf Alkohol zurückgehen. Fasst ein Veranstaltungsraum mehr als 200 Personen, gelten die Versammlungsstättenverordnungen der Länder, etwa § 1 BayVStättV. Prüf dann, ob die Location einen genehmigten Bestuhlungsplan hat.
Leg die Reserve als eigene Zeile im Budget an und gib sie erst frei, wenn ein konkreter Anlass besteht. Lass dir von Location und Caterer Stornostaffeln, Mindestumsatz und die Frist für die finale Teilnehmerzahl schriftlich geben. Diese drei Punkte entscheiden, wie teuer eine kurzfristige Absage oder eine geringere Teilnahme wird.
Wie läuft die Planung Schritt für Schritt ab?
Die Planung beginnt mit Ziel und Teilnehmerzahl, danach folgen Budgetrahmen, Location, Dienstleister und Programm. Die Reihenfolge sorgt dafür, dass jede Anfrage mit konkreten Zahlen gestellt wird.
- Ziel festlegen: Dank an das Team, Kundenbindung, Wissenstransfer oder Jubiläum. Das Ziel bestimmt das Format.
- Teilnehmerzahl eingrenzen: Grobe Schätzungen führen zu falschen Raumgrößen und Pauschalen.
- Budgetrahmen nach dem Fünf-Posten-Raster aufstellen: mit Reserve als eigener Zeile.
- Steuerliche Einordnung klären: Betriebsveranstaltung oder Kundenevent, 110-Euro-Grenze prüfen.
- Location und Dienstleister anfragen: mindestens zwei vergleichbare Angebote je Posten.
- Programm und Einladung festlegen: Zeitplan, Anreise, Rückmeldefrist.
Ideen für das Rahmenprogramm findest du in Erlebnisevents für Gruppen: Ideen & Tipps und in Kreative Rätselspiele für Firmenfeiern und Events. Wer ein Pokerturnier ins Programm nimmt, kann dort Erfolgreich Karten lesen lernen. Für Tagungen außerhalb klassischer Hotels hilft der Beitrag Eventplanung 2026: Tagungen in ungewöhnlichen Locations.
Hybride Formate brauchen mehr Technik, erreichen aber Beschäftigte an mehreren Standorten. Wie verbreitet mobiles und hybrides Arbeiten in Unternehmen ist, untersucht unter anderem das ifo Institut in seinen Umfragen. Wer sich darüber hinaus über Themen für Unternehmer und Entscheider informieren will, findet im Unternehmer Magazin Hintergrundartikel zu Budgetplanung und Unternehmensführung.
Was gilt speziell für die Weihnachtsfeier?
Für die Weihnachtsfeier gelten dieselben Posten und dieselbe 110-Euro-Grenze wie für jede Betriebsveranstaltung. Ein Durchschnittswert von 144 Euro pro Person laut MICE-Report zeigt, dass die Grenze schnell erreicht ist.
Welche Formate zur Teamgröße passen, beschreibt der Beitrag Weihnachtsfeier-Ideen für Firmen: Formate von klein bis groß. Programmpunkte ohne große Zusatzkosten sammelt Spiele für die Weihnachtsfeier: Ideen für Teams und Gruppen. Einen Überblick über alle Formate von Teamevent bis Jubiläum gibt die Themenseite Teambuilding und Firmenevents: Ideen, Planung, Kosten, die allgemeinen Planungsschritte erklärt Eventplanung: Veranstaltungen Schritt für Schritt planen.
- Fünf-Posten-Raster: Raum, Verpflegung, Technik, Programm, Organisation, dazu eine eigene Reserve.
- Gaststättendienstleistungen wurden 2025 um 4,0 % teurer (Destatis), Weihnachtsfeiern kosten im Schnitt 144 Euro pro Person (MICE-Report 2026).
- Speisen 7 %, Getränke 19 % Umsatzsteuer seit 01.01.2026: Angebote getrennt ausweisen lassen.
- Betriebsveranstaltung: 110 Euro je Person inklusive Umsatzsteuer, max. zwei im Jahr (§ 19 EStG).
- Eine verantwortliche Person mit Budgetrahmen und schriftlicher Freigaberegel.
Häufige Fragen
Wie hoch sollte die Reserve im Eventbudget sein?
Eine feste Größe gibt es nicht. Entscheidend ist, dass die Reserve als eigene Zeile im Budget steht und nur für konkrete, unvorhergesehene Ausgaben freigegeben wird, etwa Nachbestellungen oder Preisänderungen.
Zählen die Raummiete und die Technik zur 110-Euro-Grenze?
Ja. Zur Grenze zählen alle Aufwendungen der Betriebsveranstaltung einschließlich Umsatzsteuer, also auch Raum, Technik und Programm. Sie werden auf alle anwesenden Teilnehmenden verteilt.
Sind Gäste von außen bei der Firmenfeier versichert?
Nein. Laut DGUV sind externe Gäste wie Familienangehörige oder Partnerinnen und Partner nicht über die gesetzliche Unfallversicherung des Unternehmens abgesichert.
Quellen
- Inflationsrate im Jahr 2025 bei 2,2 % (Statistisches Bundesamt, Pressemitteilung Nr. 019 vom 16.01.2026)
- MICE-Report 2026: Eventbudgets stabilisieren sich, Kosten bleiben hoch (tageskarte.io über den MICE-Report der Event Inc Group, 08.04.2026)
- Meeting- & EventBarometer 2026 (EVVC, GCB, DZT, Pressemitteilung vom 06.05.2026)
- § 40 EStG, Pauschalierung der Lohnsteuer und § 4 Abs. 5 EStG, nicht abziehbare Betriebsausgaben (gesetze-im-internet.de, abgerufen 04.11.2026)
- BMF-Schreiben vom 14.10.2015: Lohnsteuerliche Behandlung von Betriebsveranstaltungen (Bundesministerium der Finanzen, Abdruck bei der IHK)
- § 12 UStG, Steuersätze (gesetze-im-internet.de, abgerufen 04.11.2026)
- Betriebliche Weihnachtsfeier: So sind Beschäftigte unfallversichert (DGUV, Pressemitteilung vom 20.11.2025)
- § 1 BayVStättV, Anwendungsbereich (gesetze-bayern.de, abgerufen 04.11.2026)
Dieser Beitrag gehört zum Themenbereich Teambuilding und Firmenevents: Ideen, Planung, Kosten. Dort findest du alle Ratgeber, Regeln und Quellen auf einen Blick.
Werkzeug: Getränkerechner: Wie viel Getränke pro Person für Party und Event?
Allgemeine Information, ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Versicherungsberatung. Wie wir arbeiten und woher unsere Zahlen kommen, steht in den Redaktionsrichtlinien und Quellen. Fehler gefunden? Die Kontaktdaten stehen im Impressum.
