Firmenevents international: Recht & Steuern im Blick

Ein Mitarbeiterevent in Lissabon, ein Führungskräfte-Workshop in Zürich, eine Jahrestagung in Toronto: Internationalen Firmenevents fehlt es nicht an Attraktivität. Was viele Organisatoren unterschätzen, ist der administrative Aufwand dahinter. Sobald ein Unternehmen eine Veranstaltung außerhalb Deutschlands ausrichtet, greifen fremde Rechtsordnungen, steuerliche Meldepflichten und arbeitsrechtliche Vorgaben, die mit einer simplen Excel-Checkliste nicht abgedeckt sind.

Wo beginnt das steuerliche Risiko?

Der erste kritische Punkt ist die steuerliche Absetzbarkeit. In Deutschland können Betriebsveranstaltungen bis zu einem Freibetrag von 110 Euro pro teilnehmender Person lohnsteuerfrei bleiben, sofern es sich um höchstens zwei Veranstaltungen im Kalenderjahr handelt. Alles darüber hinaus ist lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn. Soweit die bekannte Regel. Was viele vergessen: Findet das Event im Ausland statt, können im Gastland zusätzliche Abgaben anfallen, etwa eine lokale Quellensteuer auf Dienstleistungen oder Meldepflichten für entsandte Mitarbeitende.

Ein konkretes Beispiel: Ein deutsches Technologieunternehmen mit 80 Mitarbeitenden veranstaltet seinen Jahres-Kick-off in Barcelona. Die Hotelrechnung, Rednergebühren und Cateringkosten summieren sich auf rund 48.000 Euro. In Deutschland ist der Vorsteuerabzug grundsätzlich möglich, soweit eine unternehmerische Veranlassung nachweisbar ist. In Spanien wurde jedoch spanische Mehrwertsteuer (IVA) in Rechnung gestellt. Eine Erstattung über das EU-Vorsteuervergütungsverfahren ist möglich, erfordert aber eine fristgerechte Antragstellung bis zum 30. September des Folgejahres sowie ordnungsgemäße Originalbelege.

Betriebsstättenrisiko ernst nehmen

Ein Thema, das in der Praxis regelmäßig unterschätzt wird, ist das sogenannte Betriebsstättenrisiko. Schickt ein Unternehmen Mitarbeitende für mehrtägige Events oder begleitende Projekttreffen ins Ausland, kann das Gastland unter Umständen eine steuerliche Betriebsstätte annehmen, wenn die Präsenz eine gewisse Regelmäßigkeit oder Dauer überschreitet. Die OECD-Musterabkommen setzen hierfür zwar grundsätzlich eine Schwelle von zwölf Monaten, doch einzelne Länder interpretieren das großzügiger.

Besonders relevant ist das bei Nordamerika-Events. Unternehmen, die regelmäßig Tagungen in Kanada abhalten oder dort Niederlassungsstrukturen prüfen, stoßen häufig auf die Frage nach der geeigneten Gesellschaftsform. Eine Kanada Ontario Limited Partnership wird in diesem Zusammenhang oft als steuerlich transparente Struktur diskutiert, die je nach Gestaltung eine flexible Zurechnung von Erträgen und Kosten ermöglicht. Welche Konstruktion sinnvoll ist, hängt vom Einzelfall ab und sollte mit einem auf internationales Steuerrecht spezialisierten Berater abgeklärt werden.

Arbeitsrecht und Entsendung: Was gilt für die Teilnehmenden?

Neben dem Steuerrecht greift bei internationalen Firmenevents häufig auch das Arbeitsrecht des Gastlandes. Die EU-Entsenderichtlinie (Richtlinie 96/71/EG, zuletzt überarbeitet 2018) schreibt vor, dass entsandte Arbeitnehmer Anspruch auf die wesentlichen Arbeitsbedingungen des Aufnahmelandes haben, darunter Mindestlohn, Arbeitszeiten und Ruhezeiten. Bei einer dreitägigen Tagung in Wien spielt das kaum eine Rolle. Bei einem mehrwöchigen Management-Retreat mit Workshops und Projekttreffen kann die Abgrenzung zur regulären Entsendung verschwimmen.

Praktisch bedeutet das: Für Events ab einer gewissen Dauer empfiehlt sich eine A1-Bescheinigung für jeden entsandten Mitarbeitenden. Diese bescheinigt die fortlaufende Sozialversicherungspflicht in Deutschland und schützt vor Nachforderungen im Gastland. Seit 2019 ist die Beantragung in Deutschland vollständig digital möglich. Trotzdem beantragen viele Unternehmen die Bescheinigungen nicht rechtzeitig, was bei Kontrollen zu Bußgeldern führen kann, in Frankreich beispielsweise bis zu 2.000 Euro pro Mitarbeitender.

Vertragsrecht mit ausländischen Dienstleistern

Wer im Ausland eine Location bucht, ein Catering-Unternehmen engagiert oder einen externen Moderator verpflichtet, schließt Verträge nach dem Recht des jeweiligen Landes ab, sofern keine anderweitige Rechtswahl getroffen wird. Das klingt nach einem Detail, wird aber zum Problem, wenn ein Dienstleister nicht liefert oder eine Stornierung im Raum steht.

• Rechtswahl schriftlich fixieren: In internationalen Verträgen sollte immer eine explizite Rechtswahlklausel stehen, idealerweise mit Verweis auf deutsches Recht oder ein neutrales Recht wie Schweizer Recht.
• Gerichtsstand vereinbaren: Ohne Gerichtsstandsvereinbarung können Streitigkeiten vor Gerichten im Ausland landen, was Kosten und Aufwand erheblich erhöht.
• Stornobedingungen prüfen: Ausländische Anbieter arbeiten oft mit anderen Fristen und Pauschalschadensregelungen als in Deutschland üblich. 90-Tage-Stornoclauseln mit 100-Prozent-Einbehalt sind im angelsächsischen Raum keine Seltenheit.
• Anzahlungen absichern: Bei größeren Events empfiehlt sich eine Bankgarantie oder die Zahlung über ein Treuhandkonto, um Vorauszahlungen bei Insolvenz des Dienstleisters zu sichern.

Datenschutz und Versicherungen nicht vergessen

Zwei Bereiche, die in der Eventplanung regelmäßig zu spät in den Blick geraten, sind Datenschutz und Versicherungsschutz. Bei internationalen Firmenevents werden Teilnehmerdaten häufig an ausländische Dienstleister übermittelt: Hotels, Reisebüros, Registrierungsplattformen. Sobald diese außerhalb der EU ansässig sind, greift die DSGVO mit ihren Anforderungen an Drittlandtransfers. Seit dem Schrems-II-Urteil des EuGH aus dem Jahr 2020 sind Standardvertragsklauseln zwar weiterhin nutzbar, aber nur mit einer vorherigen Risikoabwägung (Transfer Impact Assessment).

Beim Versicherungsschutz gilt: Die meisten deutschen Betriebshaftpflichtversicherungen decken Schäden im Ausland nur eingeschränkt ab. Für Events in Nicht-EU-Ländern ist eine separate Veranstaltungshaftpflicht sinnvoll, die explizit das Gastland einschließt. Manche Länder verlangen eine lokale Versicherungspolice als Voraussetzung für die Genehmigung der Veranstaltung.

Planung mit System: Was vor dem Event geklärt sein sollte

Wer internationale Firmenevents professionell aufstellt, arbeitet mit einem strukturierten Vorlauf von mindestens vier bis sechs Monaten für Events außerhalb Europas. Die wesentlichen Prüfpunkte lassen sich in drei Phasen gliedern: die rechtliche und steuerliche Vorabprüfung (Betriebsstättenrisiko, Quellensteuer, Entsenderecht), die vertragliche Absicherung mit ausländischen Dienstleistern sowie die operative Compliance kurz vor und während des Events (A1-Bescheinigungen, Datenschutzdokumentation, lokale Genehmigungen).

Steuerberater und Rechtsanwälte mit internationalem Fokus sind dabei keine optionale Ergänzung, sondern ein sinnvoller Teil des Budgets. Die Kosten für eine Fehlbeurteilung, ob Steuernachzahlungen, Bußgelder oder Vertragsstreitigkeiten, übersteigen das Beratungshonorar in der Regel deutlich. Gut geplante internationale Events sind möglich und können erheblich zur Mitarbeitermotivation und Unternehmenskultur beitragen. Sie erfordern nur einen anderen Vorbereitungsaufwand als eine Weihnachtsfeier im Nachbarort.