Eine Location für die Weihnachtsfeier findest du, indem du zuerst Gästezahl, Budget pro Kopf und Wunschtermin festlegst und dann früh anfragst: für Freitage im Dezember am besten schon im Sommer oder September. Danach entscheiden Platz, Erreichbarkeit, Catering-Regelung und Stornobedingungen, welche Location passt.
Wann solltest du die Location buchen?
Je beliebter der Termin, desto früher. Die Wochenenden und Freitage vor Weihnachten sind in Restaurants und Eventlocations knapp, weil viele Firmen und Vereine gleichzeitig feiern. In einer Umfrage von Lightspeed und Appinio mit 1.000 Menschen in Deutschland (November 2025) gaben 33,7 % an, ihre Weihnachtsfeier im Oktober zu planen, 25,1 % im September, 10,7 % schon im Sommer und 5,4 % erst im Dezember.
Wer im Oktober anfängt, liegt also im Hauptfeld und konkurriert um dieselben Termine. Ein Vorlauf von drei bis vier Monaten verschafft dir die Auswahl. Bist du spät dran, helfen Ausweichtermine: ein Donnerstag statt Freitag, ein Mittagstermin oder eine Feier im Januar als Neujahrsempfang.
| Zeitpunkt | Was du erledigst |
|---|---|
| Juli bis September | Gästezahl schätzen, Budget festlegen, zwei bis drei Wunschtermine bestimmen, Locations anfragen |
| September bis Mitte Oktober | Angebote vergleichen, Location besichtigen, Vertrag unterschreiben, Einladung verschicken |
| Ende Oktober bis November | Teilnehmerzahl abfragen, Menü und Getränke abstimmen, Programm und Technik klären |
| 1 bis 2 Wochen vorher | Endgültige Personenzahl melden (Frist im Vertrag beachten), Ablauf und Anreise an alle schicken |
Wie du die Einladung formulierst und welche Formate es für die Feier gibt, steht in Weihnachtsfeier-Ideen für Firmen: Formate von klein bis groß.
Welche Art von Location passt zu deinem Team?
Das hängt vor allem von der Gruppengröße ab. Laut einer kununu-Umfrage vom November 2025 mit 1.065 Beschäftigten feiern 46 % ihre Weihnachtsfeier im Restaurant oder in einer Gaststätte, 26 % im eigenen Unternehmen und 19 % in größeren Locations wie Hotels, Bars oder Eventhallen.
- Restaurant oder Gaststätte: für kleine und mittlere Teams. Essen, Service und Abrechnung kommen aus einer Hand; oft gibt es einen separaten Raum oder eine Teilexklusivität.
- Eigene Räume: keine Miete, aber Catering, Getränke, Deko und Aufräumen organisierst du selbst.
- Hotel oder Eventlocation: für große Belegschaften, Programm mit Reden, Musik oder Tanz und wenn Gäste übernachten sollen.
- Aktiv-Location: Kochschule, Bowlingbahn oder Escape Room, wenn das Team etwas gemeinsam erleben will. Ideen dazu stehen in Spiele für die Weihnachtsfeier: Ideen für Teams und Gruppen.
Sechs Kriterien für die Auswahl
Bevor du ein Angebot annimmst, prüfst du Platz, Lage, Zeiten, Catering, Ausstattung und Vertrag. In der Lightspeed-Umfrage nannten die Befragten gutes Essen und Getränke (64,5 %), Atmosphäre und Location (50 %) und Preis-Leistung (43,8 %) als wichtigste Gründe für ihre Wahl.
Platz: Die Versammlungsstättenverordnungen der Länder rechnen mit einem Gast pro Quadratmeter an Tischen und zwei Gästen pro Quadratmeter bei Reihen- oder Stehplätzen (in Bayern § 1 BayVStättV). Bühne, Buffet, Bar und Tanzfläche gehen davon ab. Für Räume mit mehr als 200 Besuchern gelten die Verordnungen insgesamt, die Location muss dann für deine Personenzahl zugelassen sein.
Lage: Wie kommen alle hin und wieder nach Hause, gibt es Nahverkehr bis spät abends, Parkplätze, Hotels in der Nähe? Warum die Lage so viel ausmacht, zeigt Eventlocation Wuppertal: Warum die Lage alles entscheidet.
Zeiten: Ab wann darfst du aufbauen, wann ist Schluss, gibt es eine Sperrstunde oder Lärmauflagen? Ein offenes Ende kostet oft Aufpreis für Personal.
Catering und Getränke: Gibt es Hauscatering oder ist der Caterer frei wählbar, wird Korkgeld berechnet, gibt es eine Getränkepauschale? Plane alkoholfreie Getränke gleichwertig ein: Laut der kununu-Umfrage verzichten 48 % der Gäste auf der Feier ganz auf Alkohol. Die Mengen schätzt du mit dem Getränkerechner: Wie viel Getränke pro Person für Party und Event?.
Ausstattung: Barrierefreier Zugang, Garderobe, Technik für Musik und Reden, Weihnachtsdeko inklusive oder extra. Was Ausstattung ausmacht, beschreibt Wie Eventausstattung Veranstaltungen zu Erlebnissen macht; wer einen Teil im Freien plant, etwa mit Feuerschale, liest Eventplanung im Freien: Wetterschutz für Gäste.
Vertrag: Mindestumsatz, Raummiete, Personal- und Reinigungskosten, Frist für die endgültige Personenzahl und Stornostaffel. Lass dir die Posten einzeln ausweisen, sonst kannst du Angebote nicht vergleichen.
Was kostet die Location und was zählt zum Freibetrag?
Die Kosten der Location fließen in das Budget pro Kopf ein, das für die Steuer zählt. Nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG gehören alle Aufwendungen für den äußeren Rahmen der Feier dazu, einschließlich Umsatzsteuer, also auch Raummiete, Deko, Technik und Personal. Bis 110 Euro je teilnehmendem Beschäftigten bleibt die Feier für die Beschäftigten steuerfrei, wenn sie allen im Betrieb oder Betriebsteil offensteht; das gilt für bis zu zwei Feiern im Jahr.
Begleitpersonen werden dem Beschäftigten zugerechnet, den sie begleiten. Ein Mindestumsatz, der wegen Absagen nicht erreicht wird, verteilt sich auf weniger Köpfe und kann die Grenze sprengen. Wie die Rechnung im Einzelnen funktioniert, erklärt Betriebsveranstaltung: So funktioniert der 110-Euro-Freibetrag.
Dieser Abschnitt ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Steuerberatung. Wie die Kosten deiner Feier zu behandeln sind, klärst du mit der Lohnbuchhaltung oder einer Steuerberatung. Stand: 13.11.2026.
Anreise und Heimweg mitdenken
Liegt die Location außerhalb, gehört die Heimfahrt zur Planung. Nach Angaben der DGUV (20.11.2025) ist der direkte Hin- und Rückweg zur betrieblichen Weihnachtsfeier gesetzlich unfallversichert, wenn das Unternehmen die Feier trägt und sie allen offensteht. Der Schutz gilt während des offiziellen Programms; wer danach noch weiterzieht, ist in der Regel nicht mehr versichert.
Ein festes offizielles Ende, ein Hinweis auf die letzten Bahnen oder ein organisierter Shuttle helfen allen. Bei einer Location mit Hotel können Gäste vor Ort übernachten. Was du bei Musik, Ausschank und Genehmigungen beachten musst, findest du unter Veranstaltung anmelden: Genehmigungen, GEMA, Versicherung, Sicherheit.
Weitere Locations, Kriterien und Vertragsfragen sammelt der Themenbereich Eventlocation finden und mieten: Kriterien, Kosten, Vertrag.
Häufige Fragen
Was tun, wenn im Dezember alles ausgebucht ist?
Weiche auf einen Wochentag von Montag bis Donnerstag, einen Mittagstermin oder Anfang Januar aus. Auch die eigenen Räume mit externem Caterer sind eine Lösung, wenn du kurzfristig planst.
Lohnt sich eine Besichtigung?
Ja, wenn die Feier größer ist oder die Location neu für dich ist. Vor Ort siehst du, wie die Tische stehen, wo Garderobe und Toiletten liegen und ob der Raum für Reden oder Musik taugt.
Quellen
- Tageskarte: Gäste erwarten Planbarkeit und guten Service – wie die Weihnachtsfeier Umsatzmotor im Restaurant bleibt (Lightspeed-Umfrage mit Appinio, 1.000 Befragte, November 2025; Artikel vom 20.11.2025, abgerufen 13.11.2026)
- ingenieur.de: Weihnachtsfeier im Unternehmen – Trends, Zahlen und Mitarbeitermeinungen (kununu-Umfrage, Bilendi, November 2025, 1.065 Beschäftigte; Artikel vom 05.12.2025, abgerufen 13.11.2026)
- Einkommensteuergesetz, § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a (gesetze-im-internet.de, abgerufen 13.11.2026)
- Bayerische Versammlungsstättenverordnung, § 1 (gesetze-bayern.de, abgerufen 13.11.2026)
- DGUV: Betriebliche Weihnachtsfeier – so sind Beschäftigte unfallversichert (Pressemitteilung vom 20.11.2025, abgerufen 13.11.2026)
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